Pitchen als Wereldster: Een copy & paste EISENLIJST sturen naar ORGANISATOREN doe je zo (PLUS 8 tips)

Pitchen als Wereldster:  Een copy & paste EISENLIJST sturen naar ORGANISATOREN doe je zo (PLUS 8 tips)

Wat vet! Je bent gevraagd om ergens te presenteren of je product , plan of bedrijf te presenteren, maar wat nu? Nu is het belangrijk om de voorwaarden waaronder jij kan spreken kenbaar te maken. Dat doen we doormiddel van een eisenlijst. Maar waarom? In dit artikel vertel ik waarom het belangrijk is, ik geef je een lijst die je zelf kan gebruiken (copy & past) en ik geef je tips hoe je er zelf één kan opzetten. Wat je moet toevoegen en wat je vooral moet laten. Lees snel verder.

Waarom een eisenlijst?
De afgelopen 12 jaar heb ik in heel veel zalen en tenten gestaan. Wat mij opvalt is dat veel organisatoren geen kaas gegeten hebben van wat er allemaal bij een optreden, presentatie of speech komt kijken. Het resultaat is dat techniek vaalt, geluid niet goed klinkt of je niet goed te zien bent omdat er geen licht aanwezig is.

Het is belangrijk om van te voren je verwachtingen uit te spreken. Er zijn heel veel dingen waar je zelf invloed op kan uitoefenen. Denk bijvoorbeeld aan het goed leren en voorbereiden van je presentatie, er zijn echter ook factoren waar je geen invloed op kan uitoefenen. Bijvoorbeeld de techniek, hoe de zaal eruit ziet en andere dingen die voor jou als spreker belangrijk zijn.

Mijn ervaring is dat organisatoren hele slimme mensen zijn, zij zijn heel goed in het organiseren van evenementen en congressen. Wij sprekers, kijken op een hele andere manier tegen het spreken aan dan organisatoren. Daarom is het belangrijk van te voren duidelijk te maken wat je van een organisator verwacht. Welke organisator dat ook is. Of het nu de conciërge van een school is, de manager of directeur van je afdeling of een collega. Maar wat is een eisenlijst precies?

Wat is een eisenlijst
Je hebt er wellicht wel eens van gehoord. Wereldsterren die luxe claimen. Zo wil Mariah Carey alleen komen optreden als ze een hotelkamer krijgt die volledig wit is en een bekende rapgroep uit Nederland wil het liefst Bob de Bouwer koekjes. Sommige artiesten doen het om hun “kijk-mij-eens”-factor te verhogen, maar veel artiesten doen het omdat zij dan optimaal kunnen presteren. Iemand die jou als spreker vraagt wil graag vuurwerk zien, maar dan moet er wel aan de randvoorwaarden worden voldaan.

De eisenlijst wordt in artiestenwereld ook wel een rider (uitspraak: rijder) genoemd. Deze lijst geeft weer wat een artiest nodig heeft om optimaal te kunnen functioneren voordat het optreden plaatsvindt, gedurende het optreden en tijdens het optreden.

De eisenlijst die ik gebruik (en die jij met copy + paste kan gebruiken)
Je kan deze lijst zo opsturen naar de organisator, haal wel overal de omschrijving weg en noem het geen eisenlijst. Waarom geen eisenlijst? Lees het einde van deze post.

1. Water op kamertemperatuur
Gedurende de dag warmt onze stem op. Net als met alles wat uitzet, zetten onze stembanden ook uit. Bij veel bedrijfsrestaurants, cateringbedrijven, theaters en congresorganisatoren krijg je standaard koud water geserveerd. Dit water is in Nederland in de meeste gevallen op 7 graden koel gehouden. Dit zorgt voor problemen. Wat gebeurd er dan? Wanneer we spreken worden onze stembanden opgewarmd en gaan zij uitzetten. Met het drinken van het water dat op 7 graden is koel gehouden geven we onze stembanden een klap.

Het resultaat kan zijn dat we: a) korte tijd schor worden b) de keel snel uitdroogt waardoor we meer moeten drinken c) we onze stem minder goed kunnen gebruiken dan normaal. Daarom vraag ik standaard aan organisaties die mij boeken als spreker en presentator om water op kamertemperatuur. Weten ze niet hoe ze dat moeten doen? Vertel ze dan dat ze een paar uur voor jouw komst een fles uit de koeling houden. Tegen de tijd dat jij arriveert is het water op kamertemperatuur. Ik vraag meestal 2 liter water.

2. Sound- en techniekcheck vooraf (max 10 minuten)
Een heel belangrijk aspect, waarbij ik kort wil aanstippen waarom dit punt belangrijk is. Ik wil niet te technisch worden, maar het is belangrijk om vooral alles te checken. Dit voorkomt problemen tijdens je presentatie.

Zo moest ik een keer presenteren op een evenement waarbij de filmpjes van een spreker telkens bleven vasthangen omdat de juiste software niet geïnstalleerd was op de presentatie-pc van de organisatie. Heel vervelend voor het publiek. Daarom is een sound- en techniekcheck vooraf heel belangrijk. Waar let je op?

a) Je PowerPointpresentatie: is deze goed te zien en kloppen de verhoudingen van het scherm / valt er geen tekst af? Je PowerPoint ziet er op een beamer meestal anders uit dan op een beeldscherm. Dit heeft met de beeldverhoudingen en de kleurstellingen te maken.

b) Vraag aan de geluidsman of je een korte geluidscheck mag doen met de microfoon die je gaat gebruiken. Als iemand vraagt waarom dit moet, dan kan je gewoon zeggen dat je graag wilt horen hoe de gasten je straks horen.

c) Vraag of de geluidsman het geluidssysteem zo hard wil zetten als dat hij tijdens je presentatie staat. Moet je microfoon harder of zachter? Geef dit aan.

3. Voldoende licht en podium
Of je deze eis in je lijst opneemt is per presentatielocatie afhankelijk, vraag er wel naar bij onbekende opdrachtgevers!

In het verleden ben ik wel eens als artiest bij een locatie aangekomen en toen bleek er helemaal geen podium of geen licht aanwezig te zijn. Op mijn vraag waarom het niet aanwezig is werd dan nonchalant gereageerd dat ik er niet om zou hebben gevraagd. Het klinkt heel logisch voor ons, maar voor organisatoren is dat vaak niet zo logisch.

We hebben voldoende licht nodig (omdat we in het licht willen staan en zichtbaar willen zijn) en een podium zodat we iets hoger zijn dan het publiek en de mensen ons goed kunnen zien.

Daarom is het belangrijk om in sommige gevallen duidelijk te vragen hoe groot het podium is. Waar de beamer staat (zodat je er niet doorheen loopt) en of er voldoende licht is op het podium. Op die manier zorg je ervoor dat je in alle opzichten goed zichtbaar bent.

4. Een (afsluitbare) kleedkamer / voorbereidingsruimte
Hoe bereid jij jezelf voor? Alleen thuis of ook vlak voor je presentatie. Wat ik uit mijn artiestenverleden heb meegenomen is dat ik het altijd fijn vind om mijzelf goed voor te bereiden en gefocust te zijn. Sommige organisaties houden daar geen rekening mee en willen je graag in de zaal neerzetten zodat je de andere sprekers kan zien. Ik adviseer sprekers altijd een moment voor zichzelf te nemen alvorens zij beginnen met presenteren.

Een kleedkamer of voorbereidingsruimte heeft een aantal voordelen. Je hebt even een moment voor jezelf privé, het is er negen van de tien keer ook rustig en je kan je eventueel nog even omkleden of je haren kammen zodat je goed voor de dag komt. Soms zet ik er zelfs bij dat er een spiegel aanwezig dien te zijn. Om de doodeenvoudige reden dat dit geen dingen zijn die je meeneemt.

Doe toch normaal! Ik ben toch geen artiest!
Doe maar normaal, dan doe je al gek genoeg. Je hebt helemaal gelijk. Je bent bovenal gewoon mens, maar je bent ook in zekere zin een artiest. Je brengt namelijk een kunst tot leven en daarmee ben je in mijn ogen een artiest en artiesten mogen best redelijke eisen hebben.

In mijn ogen zijn deze eisen dan ook niet meer dan redelijk. Een organisatie verwacht van jou dat je een visitekaartje bent voor het evenement, anders had men jou niet gekocht toch?

Dan mag jij daar best iets simpels voor terugvragen. In het begin kan dat best als ongemakkelijk worden ervaren, maar je went er vanzelf aan. En heel eerlijk: ik gebruik deze lijst al 12 jaar en ik ben nog geen één organisator tegengekomen die er moeite mee heeft / had.

Zo maak je zelf een eisenlijst: 3 dingen om rekening mee te houden
Zijn deze eisen een beetje teveel voor je of kan je er zelf nog een aantal verzinnen? Houd dan in ieder geval rekening met 3 onderstaande dingen bij het maken van je lijst met verwachtingen. Dan ga je nooit nat.

1. De eisenlijst moet uitvoerbaar en realistisch zijn

Vraag geen dingen die je niet van een organisator kan verwachten. Het is heel grappig om tijdens een verjaardagsfeest te roepen dat je alleen maar blauwe m&m’s wilt, maar als je dat op je eisenlijst zet dan wordt je in Nederland niet meer geboekt. Probeer je vragen dus redelijk en billijk te houden. Een gratis parkeerplaats, drankmuntjes of een lunch/diner kan bijvoorbeeld weer wel. Maar het moet wel passen bij de gelegenheid.

2. De eisenlijst moet passen bij je inspanning / performance

Waar ga jij spreken? Spreek je op een groot congres in de stadsschouwburg van Amsterdam of sta je in de achterkamer van een bedrijf met 3 mensen. Bij het eerste kan je natuurlijk iets meer verwachten dan bij het tweede. Houdt ook rekening met jouw eigen inspanning. Ga je een pitch geven van twee minuten of een presentatie van drie uur over je nieuwe product of plan? Het moet goed op elkaar aansluiten.

3. Noem het GEEN eisenlijst

Voor jouw verbeelding heb ik het nu eisenlijst genoemd, maar noem het naar je opdrachtgever anders. Bijvoorbeeld een rider, een benodigdhedenlijst, een verwachtingenschema of een lijst met benodigdheden. Meestal zullen organisatoren ook vragen wat je nodig hebt.

4. Houd het luchtig!

Zodra je zelf een zakelijke toon aanslaat, wat in het begin heel verleidelijk is, of er een heel zwaar ding van maakt dan trekt dit niet alleen een negatieve ondertoon met zich mee maar dan zijn mensen ook minder bereid iets voor je te doen. Het klinkt heel gek, maar wij Nederlanders zijn niet gewend om iets opgelegd te krijgen. Daarom is het maken van deze afspraken zo belangrijk, zodat jij optimaal kan presteren.

Lees ook dit artikel:
verbeelding
Hoe presenteer je tot de verbeelding van de luisteraar?
Sluiten